Backoffice
Automatiseren zonder investeren
Het backoffice biedt ondersteuning aan de vaardigheden welke nodig zijn om een onderneming te leiden. De ontwikkelingen van automatisering van opdrachtgevers en leveranciers dwingen om het bedrijfsproces, hoe klein of groot van omvang van het bedrijf ook is, te automatiseren.
DataWarehouse
Hierbij gaat het vooral om koppelingen van informatiestromen tussen opdrachtgever, klant van de opdrachtgever en de vervoerder. Centraal hierin staan orderontvangst en statusinformatie. Het backoffice maakt hierbij gebruik van een DataWarehouse. Voor een transportbedrijf is bij het koppelen van informatiestromen in een DataWarehouse het instrument bij uitstek om deze ontwikkelingen bij te kunnen houden. De inzet van informatie en communicatie technologie is een belangrijke bijdrage om de effectiviteit te verbeteren, de efficiëntie te verhogen en daarmee het rendement te verbeteren. Het uitwisselen en verwerken van informatie met gebruik van informatie- en telecommunicatie technologie zal het voeren van een administratie en de administratieve afhandeling van dossiers sterk vereenvoudigen. Informatie en communicatietechnologie zijn belangrijke succesfactoren voor het behalen van een meer dan gemiddeld rendement. Informatie geeft inzicht en daarmee bewustwording hoe aan kosten waarde toegevoegd wordt. De voordelen van een DataWarehouse zijn onder andere; bereikbaarheid, geen licenties en installatie van software en geen onderhoud van hardware.
Dienstenpakket
De diensten van het backoffice omvat het totale beheer van de administratie en informatievoorziening van de klant. De informatie wordt aan de klant in een rapportvorm geleverd of op instructie van de klant naar een andere eindbestemming gezonden in een door de ontvanger gewenst formaat.
De opdrachtgever registreert welke voertuigen met welke goederen naar welke bestemmingen vertrekken en geeft daarbij aan de verwachte tijd van aankomst, over welke route van waar naar waar de voertuigen moeten rijden en welke tussenliggende passeerpunten op welke tijd gepasseerd moeten worden. Als deze passeerpunten niet binnen de aangegeven passeertijden worden gepasseerd wordt dit per e- mail of met een SMS bericht aan de opdrachtgever gemeld. Dit gebeurd ook als er van de geplande route afgeweken wordt. Elke dag ontvangt de opdrachtgever een rapportage waarin vermeld wanneer en hoe laat de trucks op de plaatsen van lossen en/of laden zijn aangekomen en (indien opgegeven) welke afwijkingen ten opzichte van de ingegeven gegevens gedurende de route zijn ontstaan, het moment dat van de route afgeweken wordt of werd en welke passeerpunten niet bereikt worden of werden binnen de aangegeven tijd. De laadlijst wordt elektronisch doorgegeven aan de afzender, planning en ontvanger. Registratie van tijd en kilometers vormen veelal de basis van de afrekening. Als de te vervoeren goederen extra beschermd of bewaakt moeten worden bijvoorbeeld bij diefstal gevoelige producten of als de aflevering van de goederen tijdkritisch is kan aangegeven worden wie, in geval van alarm, gewaarschuwd moeten en wanneer een alarmcentrale ingeschakeld moet worden. Dit is van groot belang bij het terugvinden van gestolen voertuigen.
